Acta constitutiva: qué es, qué contiene y qué trámites fiscales dispara

El acta constitutiva de una empresa es el acto que crea una sociedad mercantil: los socios la firman ante notario o corredor público, o en línea ante la Secretaría de Economía si es una SAS, y en ella quedan el nombre, el objeto social, el capital, quiénes son los socios y cómo se administra. Firmarla no deja a la empresa lista para facturar: después vienen el RFC de la persona moral, su e.firma, los sellos digitales y el buzón tributario.

En el despacho la pregunta suele llegar ya con prisa: «tengo el acta, ¿cuándo puedo facturar?». Aquí va lo que dice la ley del acta y lo que pasa justo después.

Qué es el acta constitutiva

Es la escritura pública (o póliza, si la otorga un corredor) en la que consta el contrato de sociedad. Mucha gente le dice también carta constitutiva o escritura constitutiva: en la práctica es el mismo documento.

Una confusión habitual es la de acta y estatutos. El último párrafo del artículo 6 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) lo aclara: los requisitos que enumera ese artículo y las demás reglas sobre organización y funcionamiento que se pongan en la escritura constituyen los estatutos de la sociedad. Los estatutos, por tanto, van dentro del acta; no son un documento aparte.

Quién la otorga

El artículo 5 de la LGSM dispone que las sociedades se constituyen ante fedatario público: notario o corredor público. El fedatario no puede autorizar la escritura si los estatutos contravienen la ley.

La excepción la marca el propio artículo 5: la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) se constituye por el procedimiento del capítulo XIV de la LGSM (artículos 260 a 273), por medios electrónicos en el sistema de la Secretaría de Economía, con uno o más accionistas personas físicas que firman con su e.firma. El notario es optativo (artículo 263), y por eso es la vía más directa para quien arranca solo o con un socio, siempre que la sociedad no rebase el tope de ingresos anuales que fija el artículo 260 y que se actualiza cada año.

La SAS ahorra la notaría, pero no los trámites fiscales: el RFC, la e.firma y los sellos de la sociedad se tramitan igual.

Qué debe contener según la ley

El artículo 6 de la LGSM enumera catorce requisitos de la escritura constitutiva (la SAS tiene su propia lista, más corta, en el artículo 264):

1. Nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que la constituyen.
2. El objeto de la sociedad.
3. Su razón social o denominación.
4. Su duración, que puede ser indefinida.
5. El importe del capital social.
6. Lo que aporta cada socio, en dinero u otros bienes, con su valor y el criterio seguido para valorarlo.
7. El domicilio de la sociedad.
8. La manera de administrarla y las facultades de los administradores.
9. El nombramiento de los administradores y quién lleva la firma social.
10. Cómo se reparten utilidades y pérdidas entre los socios.
11. El importe del fondo de reserva.
12. Los casos de disolución anticipada.
13. Las bases para la liquidación y la forma de elegir liquidadores.
14. Las reglas para celebrar las asambleas de socios y las sesiones de los órganos de administración, que pueden ser presenciales o por medios electrónicos.

Antes de todo eso hace falta la autorización de uso de la denominación, que otorga la Secretaría de Economía (Ley de Inversión Extranjera, artículo 15). Por eso en nuestro servicio pedimos siempre tres opciones de nombre: si la primera ya está tomada, no se pierde una semana.

El objeto social, la cláusula que más problemas da

El objeto social dice a qué se dedica la sociedad, y de él depende qué actividades podrá registrar ante el SAT y, en consecuencia, qué podrá facturar. Un objeto demasiado estrecho obliga a reformar estatutos (otra vez ante fedatario) cuando el negocio crece hacia algo nuevo; uno redactado a la ligera puede no casar con la actividad económica que se da de alta en el RFC.

Por eso lo redactamos con el cliente y no a partir de una plantilla: primero se habla de qué va a vender hoy y qué piensa vender en dos o tres años, y después se escribe la cláusula.

Cómo se constituye una sociedad, paso a paso

El orden general, sea SAS o sociedad con notario, es este:

1. Elegir la figura. SAS, S. de R.L. o S.A., según cuántos socios hay, si alguno es otra empresa y cuánto se espera facturar.
2. Autorización de la denominación ante la Secretaría de Economía.
3. Estatutos. Objeto social, capital, reparto entre socios, administración.
4. Firma del acta. Ante notario o corredor, o con la e.firma de cada accionista en la plataforma de la Secretaría de Economía si es SAS.
5. Inscripción en el Registro Público de Comercio. El notario o corredor envía la escritura al Registro para su inscripción; en la SAS, la Secretaría de Economía la envía desde el sistema, que genera la boleta de inscripción.
6. Inscripción en el RFC de la persona moral.

Qué trámites fiscales vienen después del acta

Aquí es donde la mayoría de las guías se quedan cortas, y es lo que decide cuándo la empresa puede operar de verdad:

• RFC de la persona moral. El artículo 27 del Código Fiscal de la Federación obliga a las personas morales a inscribirse en el RFC, y su reglamento (artículo 23) prevé que la solicitud se presente al firmar el acta, a través del notario o corredor que la protocoliza. Si la sociedad no se constituye ante fedatario, como la SAS, hay un mes desde la firma.
• e.firma de la sociedad. La tramita el representante legal en cita ante el SAT con el acta, el poder, su identificación y su propia e.firma vigente, entre otros requisitos. Si la suya está vencida, conviene renovarla antes.
• Sellos digitales (CSD). Son los que permiten timbrar facturas; se solicitan con la e.firma de la sociedad.
• Buzón tributario. Hay que habilitarlo con un correo que alguien lea: es por donde el SAT notifica. Lo explicamos en cómo activar el buzón tributario.
• Régimen y calendario. La persona moral presenta pagos provisionales del ISR cada mes, a más tardar el día 17 del mes siguiente (LISR, artículo 14), y la declaración anual dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 76). Y ojo con los socios: ser socio o accionista de una sociedad mercantil deja fuera del RESICO de personas físicas, como contamos en del RIF al RESICO.

Con RFC, e.firma y sellos en regla, la sociedad ya puede facturar. A partir de ahí empieza la contabilidad mensual: lo que cuesta cada plan está en precios.

Si va a constituir fuera de Nuevo León

La constitución de una SAS es en línea y el alta fiscal también, así que el lugar de la notaría importa menos que antes. Nosotros atendemos en línea a empresas de todo México. Si aun así prefiere un despacho presencial en su ciudad, en este directorio de despachos contables puede buscar contadores por ciudad en casi todo el país.

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